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在實際外貿業(ye) 務中，外貿業(ye) 務員常常抱怨 “詢盤質量差”“有詢盤卻沒訂單”“客戶隻是來比價(jia) ” 等問題。但我們(men) 不能隻歸咎於(yu) 平台或客戶，自身處理詢盤的方式也值得審視。接下來，小萬(wan) 就帶大家來探討一下外貿業(ye) 務員回複詢盤時的常見問題。

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倉(cang) 促回複詢盤

外貿業(ye) 務員收到買(mai) 家詢盤時往往會(hui) 興(xing) 奮不已，隨即迅速回複。然而，這種匆忙的回複往往缺乏對詢盤內(nei) 容的係統分析。例如，曾有業(ye) 務員收到詢問某電子產(chan) 品價(jia) 格的詢盤，因興(xing) 奮過度，隻簡單回複了價(jia) 格，卻未考慮買(mai) 家可能還關(guan) 注產(chan) 品規格、包裝、交貨時間等因素。結果，買(mai) 家進一步詢問細節，業(ye) 務員不得不重新整理信息再次回複，這不僅(jin) 浪費時間，還可能給買(mai) 家留下不專(zhuan) 業(ye) 的印象。因此，收到詢盤後，建議先花 30 分鍾仔細分析詢盤內(nei) 容和買(mai) 家信息。

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盲目報價(jia)

在開展外貿業(ye) 務時，對客戶進行分類是很有必要的，比如可分為(wei) 終端客戶和貿易商，或者大客戶和小客戶。不同類型的客戶對產(chan) 品價(jia) 格和質量的關(guan) 注度不同。終端客戶通常更注重產(chan) 品質量，價(jia) 格對其決(jue) 策影響相對較小。比如歐洲的高端電子設備製造商，在采購電子元件時，更關(guan) 注元件質量能否滿足高精度設備生產(chan) 要求。而貿易商則更看重價(jia) 格，他們(men) 會(hui) 在市場上尋找價(jia) 格有競爭(zheng) 力的產(chan) 品，以獲取更大的利潤空間，如東(dong) 南亞(ya) 的貿易商。所以，收到客戶詢盤郵件後，應先了解客戶的業(ye) 務範圍和產(chan) 品類型，再針對性地報價(jia) 。

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簡單報價(jia)

不少業(ye) 務員在報價(jia) 時圖省事，不願花時間製作詳細的報價(jia) 單，這種情況在老業(ye) 務員中也時有發生。他們(men) 往往隻簡單報一個(ge) 價(jia) 格，忽略了客戶的實際需求。實際上，客戶希望從(cong) 報價(jia) 單中獲取更多信息。例如，美國一家采購商在尋找辦公家具供應商時，收到了幾份報價(jia) ，有的隻包含價(jia) 格信息，而有的則詳細列出了家具的材質、尺寸、顏色選擇、包裝方式、運輸時間和費用、售後服務等內(nei) 容。顯然，采購商更傾(qing) 向於(yu) 選擇信息全麵的供應商，因為(wei) 這有助於(yu) 他們(men) 全麵評估產(chan) 品價(jia) 值和適用性。因此，報價(jia) 時應站在客戶角度，提供詳細完整的報價(jia) 單，否則可能會(hui) 失去訂單。

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業(ye) 務知識不夠全麵

在處理詢盤時，業(ye) 務員需要從(cong) 客戶角度出發，全麵、準確地回答客戶的問題。對於(yu) 能做到的事情要明確告知客戶，對於(yu) 無法做到的，要提供替代方案。比如，當客戶詢問產(chan) 品是否符合特定環保標準時，業(ye) 務員如果不清楚，不能隨意回答，而應查詢相關(guan) 資料或谘詢技術部門後再給客戶準確答複。若產(chan) 品不滿足該標準，可向客戶推薦符合類似環保要求的替代產(chan) 品，以此展現專(zhuan) 業(ye) 性和誠信。

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報價(jia) 後不跟蹤

許多外貿業(ye) 務員在報價(jia) 後隻是被動等待客戶回複，這是一種不良做法。在等待過程中，客戶很可能被其他積極主動的供應商搶走。例如，一家中國紡織品供應商向歐洲客戶報價(jia) 後，未進行任何跟進，而歐洲客戶可能同時收到了多家供應商的報價(jia) ，在沒有進一步溝通信息的情況下，可能會(hui) 選擇那些主動詢問反饋、提供更多服務信息的供應商。客戶不回複報價(jia) 可能有多種原因，如未收到報價(jia) 單、覺得價(jia) 格過高或因收到報價(jia) 過多而遺忘。因此，報價(jia) 後要有條理地跟蹤客戶，增加與(yu) 客戶的互動，提高成交可能性。

三、詢盤分類及回複要點

（一）第一類詢盤（優先級處理）

這類詢盤具有以下特征：

1. 有稱呼，體(ti) 現買(mai) 家的細心和禮貌，如 “Dear Mr. Smith”。

2. 明確告知對某產(chan) 品感興(xing) 趣並要求報價(jia) ，且內(nei) 容詳細，包括數量、規格、包裝、產(chan) 地、質量標準、交貨時間、相關(guan) 證書(shu) 、到貨港口等。例如：“We are interested in your Model XYZ industrial machine. We need 50 units with the following specifications: [具體(ti) 規格內(nei) 容]. The packaging should be [包裝要求]. The product should be produced in [產(chan) 地]. It should meet the quality standard of [質量標準]. Delivery time should be within [交貨時間]. We also need relevant certificates. The arrival port is [到貨港口].” 這表明買(mai) 家有明確的采購誠意。

3. 簡單介紹公司背景，意在讓賣家更多地了解自己，例如：“We are a leading manufacturing company in [行業(ye) ] with over [X] years of experience. Our annual turnover is [具體(ti) 金額] and we have a wide distribution network in [市場區域].”

買(mai) 家分析：

此類詢盤的買(mai) 家采購意向明確且強烈，對產(chan) 品和行業(ye) 有深入了解，對供應商的專(zhuan) 業(ye) 性要求較高。他們(men) 在關(guan) 注價(jia) 格的同時，也注重產(chan) 品質量。因此，回複時需充分展現自身的專(zhuan) 業(ye) 素養(yang) 和對產(chan) 品的熟悉程度。

回複要點：

1. 通過買(mai) 家的自我介紹，從(cong) 側(ce) 麵了解其信息。可通過網絡搜索公司名稱、查看官方網站和社交媒體(ti) 信息，了解買(mai) 家的公司規模、性質、經營範圍等。若買(mai) 家是知名汽車零部件製造商，可在回複中提及對其行業(ye) 聲譽的認可，增強認同感。

2. 直接報實價(jia) 。在電子商務發達的今天，一個(ge) 詢盤通常會(hui) 發給多個(ge) 供應商，買(mai) 家沒時間討價(jia) 還價(jia) 。若價(jia) 格偏高，詢盤可能就無下文。對於(yu) 市場價(jia) 格相對透明的電子產(chan) 品，應根據成本和合理利潤給出有競爭(zheng) 力的價(jia) 格。

3. 完整回答買(mai) 家詢盤中的問題。若買(mai) 家詢問產(chan) 品質量標準和相關(guan) 證書(shu) ，需詳細列出產(chan) 品符合的國際標準和擁有的認證證書(shu) 信息。

4. 除回答買(mai) 家詢問的內(nei) 容外，還應提供其他基本信息，如產(chan) 品圖片、產(chan) 品名稱、貨號、參數規格、認證信息、單價(jia) 、數量、付款方式、包裝、發貨期限、運輸時間等。例如，回複服裝產(chan) 品詢盤時，除回答麵料、尺碼問題外，還應附上多角度高清圖片、不同顏色款式的貨號、洗滌保養(yang) 參數規格、質量認證信息、不同批量的單價(jia) 、最小起訂量、常見付款方式選項、包裝方式、預計發貨期限以及運輸到對方市場的大致時間。

5. 若買(mai) 家詢問的產(chan) 品有多種型號，應對各型號分別報價(jia) ，並詳細列出差異，方便買(mai) 家選擇。例如，對於(yu) 某品牌不同型號的手機詢盤，要詳細列出每個(ge) 型號的價(jia) 格、配置差異、功能特點等。

6. 多使用產(chan) 品和貿易領域的專(zhuan) 業(ye) 術語，彰顯專(zhuan) 業(ye) 性，讓買(mai) 家放心購買(mai) 。如在回複機械產(chan) 品詢盤時，可使用 “公差範圍”“扭矩係數”“表麵粗糙度” 等術語描述產(chan) 品質量和性能。

7. 快速響應。在收到此類詢盤後，應盡快回複，最好在數小時內(nei) 完成。

8. 委婉地請求買(mai) 家反饋價(jia) 格是否可接受，這有助於(yu) 了解自身的改進方向。例如，可在郵件結尾處寫(xie) ：“We sincerely hope you could give us your feedback whether the price meets your expectation or not. Your opinion is highly valued and will help us to improve our service.”

（二）第二類詢盤（第二優先級處理）

這類詢盤的特點是明確表示對某產(chan) 品感興(xing) 趣並要求報價(jia) ，但無其他額外信息，如：“We are interested in your LED lights. Please send us your quotation.”

此類買(mai) 家通常處於(yu) 觀望和比價(jia) 階段，采購意願不太迫切，或者是剛入行、不太專(zhuan) 業(ye) 的買(mai) 家，需要賣家引導。盡管這類詢盤可列為(wei) 第二優(you) 先級處理，但絕不能忽視，因為(wei) 當買(mai) 家確定需求後，前期的努力可能會(hui) 帶來回報。

買(mai) 家分析：

這類買(mai) 家僅(jin) 明確自己所需產(chan) 品，往往處於(yu) 對市場的探索和了解行情階段。如果是經銷商，可能尚未獲得下遊客戶的訂單。因此，賣家需要主動引導，為(wei) 買(mai) 家提供一些選擇，而不是等待買(mai) 家進一步明確要求。由於(yu) 此類詢盤可能同時發給多家供應商，所以響應速度依然是關(guan) 鍵。

回複要點：

1. 即便買(mai) 家未提及數量等信息，也不應隻報單一價(jia) 格，一份專(zhuan) 業(ye) 的報價(jia) 單在買(mai) 家眼中是加分項。報價(jia) 單可包含產(chan) 品基本信息、價(jia) 格範圍（若數量不確定，可列出不同數量對應的價(jia) 格區間）、質量標準、包裝方式等內(nei) 容。以普通家居裝飾品為(wei) 例，即使買(mai) 家未詢問，報價(jia) 單也可包括產(chan) 品材質、尺寸、不同采購量對應的價(jia) 格、環保包裝情況等信息。

2. 可采用梯度報價(jia) 方式，根據采購數量的不同給出不同價(jia) 格，幫助買(mai) 家確定采購量。例如，對於(yu) 某款文具產(chan) 品，若采購量在 100 - 500 件，單價(jia) 為(wei) 2 美元；采購量在 501 - 1000 件，單價(jia) 為(wei) 1.8 美元；采購量超過 1000 件，單價(jia) 為(wei) 1.5 美元。

3. 推薦 1 - 2 種類似產(chan) 品並給出簡單報價(jia) ，告知買(mai) 家如有興(xing) 趣可進一步了解詳細信息，爭(zheng) 取再次聯係的機會(hui) 。例如，若買(mai) 家詢問某型號筆記本電腦，可推薦同係列但 CPU 性能更高的另一款，並附上價(jia) 格和主要特點，如 “Also, we have another model with similar functions but higher performance in CPU. The price is [價(jia) 格]. If you are interested, we can provide more details.”

4. 邀請買(mai) 家如有任何需求可與(yu) 賣家聯係，如在郵件中寫(xie) 明：“Please feel free to contact us if you have any questions or other requirements.”

5. 對於(yu) 此類詢盤，要做好報價(jia) 後長時間未收到回複的心理準備。在此期間，不要急躁或失落，應給買(mai) 家足夠的時間，因為(wei) 他們(men) 可能在選擇、等待下遊客戶回應或為(wei) 未來采購做準備。可在報價(jia) 後的 1 - 2 周內(nei) 再次發送郵件詢問情況，以表重視，例如：“We just want to follow up with you to see if you have any new thoughts on our quotation. We are always here to provide you with the best service.”

（三）第三類詢盤

這類詢盤表現為(wei) 僅(jin) 表明對產(chan) 品有興(xing) 趣並要求發送報價(jia) 單，比第二類詢盤更為(wei) 模糊，例如：“I'm interested in your products. Please send me the quotation.” 但要相信，發詢盤的客戶都是有目的的，隻是他們(men) 可能不太清楚自己的具體(ti) 需求。這類買(mai) 家多為(wei) 經銷商，其采購內(nei) 容取決(jue) 於(yu) 下遊客戶的需求，因此需要賣家提供專(zhuan) 業(ye) 的介紹和引導，以便他們(men) 向客戶推薦。要拿下這類客戶的訂單，需要花費更多心思。

買(mai) 家分析：

這類買(mai) 家通常是當地經銷商，業(ye) 務範圍可能較廣，甚至沒有特定行業(ye) 限製，以盈利為(wei) 導向選擇銷售產(chan) 品。由於(yu) 他們(men) 對產(chan) 品了解有限，賣家在介紹產(chan) 品時需更加詳細和貼心。

回複要點：

1. 詳細介紹公司情況，包括公司的產(chan) 品範圍和服務內(nei) 容，如：“Our company is a professional manufacturer and exporter with over [X] years of experience. We have a wide range of products including [列舉(ju) 主要產(chan) 品類別], and we can provide customized services according to your specific requirements. Our services cover from product design, production, quality control to after - sales service.”

2. 推薦自身有優(you) 勢的產(chan) 品，如價(jia) 格最優(you) 、質量最好、最適合當地市場、交貨期最短的產(chan) 品，並對每種產(chan) 品進行詳細介紹，包括產(chan) 品圖片、型號、參數規格、認證信息、單價(jia) 、最小起定量、包裝等信息，可整理成表格形式，方便買(mai) 家向其客戶推銷。例如，若公司是家具製造商，針對這類經銷商，可推薦一款價(jia) 格適中、質量可靠、符合當地家居風格的沙發，並在介紹中附上多角度圖片、型號（如 SF - 001）、尺寸參數（長、寬、高）、材料和工藝參數、環保認證信息、單價(jia) （如批量采購單價(jia) ）、最小起訂量（如 20 套）、包裝方式（紙箱包裝，內(nei) 含泡沫保護）等內(nei) 容，以表格形式呈現。

3. 向買(mai) 家表達若需要樣品可告知賣家的意思，爭(zheng) 取再次聯係的機會(hui) ，如在郵件中提到：“If you need samples for your evaluation, please let us know. We will be happy to arrange it for you.”

4. 這類詢盤等待回複的時間可能比第二類詢盤更長，在第二次跟進時，不要直接詢問上次報價(jia) 的情況，以免讓買(mai) 家感到被催促。此階段買(mai) 家可能在等待其客戶的決(jue) 定，賣家可先問候買(mai) 家，告知其如有任何消息或新的產(chan) 品需求可隨時聯係賣家，若有新產(chan) 品也可順便介紹，例如：“Hello. Just wanted to check in with you. Hope everything is going well. Please keep us updated if there's any news from your side. Also, if you have any new product requirements, we are here to help. By the way, we recently launched some new products, and I can share the details if you are interested.”

（四）第四類詢盤

這類詢盤有以下明顯特點：

1. 直接索要樣品、邀請函或投資信息等，如：“Please send us some samples immediately.” 或 “Please send us an invitation letter for business visit.”

2. 對產(chan) 品和自身公司隻字不提。

這類詢盤存在騙取樣品和邀請函的較高可能性。

買(mai) 家分析：

此類詢盤的發件人不太可能是真正的買(mai) 家。賣家可嚐試回複一次，若對方後續仍不提產(chan) 品相關(guan) 信息，隻是一味索要邀請函或樣品，則基本可判斷為(wei) 不良詢盤，無需再浪費時間。

例如，某外貿公司曾收到一個(ge) 詢盤，對方隻要求寄送 10 個(ge) 某產(chan) 品的樣品，未提供任何關(guan) 於(yu) 公司或產(chan) 品需求的信息。外貿公司回複詢問後，對方僅(jin) 催促寄送樣品，對其他問題避而不答。經調查發現，類似情況在行業(ye) 內(nei) 多次出現，這些人獲取樣品後便消失不見，可能是用於(yu) 不正當目的。因此，麵對此類情況，賣家需保持警惕。

再多說一點，不同國家的買(mai) 家其關(guan) 注點存在差異。例如，歐美買(mai) 家極為(wei) 看重產(chan) 品質量與(yu) 認證，因此在給歐美買(mai) 家報價(jia) 時，應將產(chan) 品質量信息和認證信息置於(yu) 首位，著重凸顯產(chan) 品質量優(you) 勢。而中東(dong) 、非洲買(mai) 家更傾(qing) 向於(yu) 價(jia) 格低廉的產(chan) 品，對質量要求不高，隻要價(jia) 格便宜即可。所以在回複這類買(mai) 家時，優(you) 先向他們(men) 推薦價(jia) 格最低的產(chan) 品，將價(jia) 格信息放在突出位置。 不過需要注意的是，這種說法隻是一種普遍趨勢，不能一概而論，在實際業(ye) 務中還需要進一步深入了解每個(ge) 買(mai) 家的具體(ti) 需求和偏好。

最後，在詢盤回複時要特別注意：一定要及時回複，但絕不能倉(cang) 促回複，二者有著本質區別。若不能及時回複，商機就可能被其他供應商搶走，原本屬於(yu) 你的訂單也會(hui) 就此流失。

實際上，外貿是有方法的。如果你認為(wei) 外貿隻依賴經驗和技巧，那就錯了，外貿有一套專(zhuan) 業(ye) 流程。詢盤和回盤都有各自的套路，隻要我們(men) 熟練掌握一些常用句型，牢記外貿高頻詞，開展外貿業(ye) 務就會(hui) 相對容易。作為(wei) 外貿銷售人員，每次與(yu) 客戶溝通都要重視上述要點。當真正掌握這些技巧並養(yang) 成習(xi) 慣後，你的詢盤回複技能將會(hui) 得到顯著提升。

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